Табелі обліку робочого часу (timesheets)

Витрати на персонал зазвичай найбільша стаття грантового бюджету, і саме їх аудитори перевіряють найпильніше. Зарплатна відомість показує, що людині заплатили. Облік робочого часу показує, що вона працювала саме на проєкт. Без другого перше для донора нічого не доводить.

Що змінилось у Horizon Europe

У програмах 2021–2027 років витрати рахують не в годинах, а в днях. За типовою грантовою угодою денна ставка дорівнює річним витратам на особу, поділеним на 215, а задекларована сума – це денна ставка, помножена на кількість днів, відпрацьованих у проєкті. Ставку рахують за звітний період і пропорційно зменшують знаменник, якщо людина працювала не весь період або на неповну ставку. Друге правило – стеля: в усіх грантах ЄС разом на одну особу не можна задекларувати більше 215 днів на рік.

Замість погодинного табеля достатньо щомісячної декларації днів, відпрацьованих у проєкті: шаблон є на порталі, підписують працівник і його керівник. Вимога стосується всіх, хто працює в проєкті, зокрема тих, хто зайнятий у ньому повний час: окремого звільнення від обліку для них у 2021–2027 роках немає. Вибір стоїть лише між декларацією і власною надійною системою обліку часу.

Якщо ви ведете облік у годинах

Так можна, але години доведеться перевести в дні. Угода дозволяє три способи: день дорівнює 8 годинам, середній тривалості робочого дня за договором або нормі, що випливає з вашої звичної практики обліку. Обраний спосіб застосовують послідовно до групи працівників, а не вибирають вигідніший для кожного. Якщо паралельно ведуться і години, і декларації днів, вони мають сходитися: за розбіжностей приймуть менше число.

Як поєднати з українським кадровим обліком

• Табель за типовою формою П-5 фіксує явки, відпустки й лікарняні, але не показує, на якому проєкті людина працювала. Він не замінює проєктну декларацію, проте й не має їй суперечити: день відпустки чи лікарняного не може бути днем роботи в проєкті.
• Сумісництво. Якщо для проєкту з людиною укладено окремий договір на частину ставки, знаменник денної ставки зменшують пропорційно до частки зайнятості.
• Цивільно-правовий договір. Виконавця можна віднести до персоналу лише тоді, коли він працює в умовах, подібних до умов працівника. Інакше це закупівля послуг або субпідряд із власними правилами. Облік днів потрібен і тут.

За українським переліком табель зберігають рік, але для гранту ЄС цього замало: строки пояснює стаття про зберігання документів.

Помилки, які знаходить аудит

• Декларації підписано заднім числом, усі одразу перед звітом.
• У декларації стоять дні, коли людина була у відпустці, на лікарняному чи у відрядженні за іншим проєктом.
• Сума днів за всіма грантами перевищує 215 на рік.
• У місячній декларації час округлено до пів дня. Округлення дозволене тільки під час підрахунку суми до звіту.
• Дні у фінансовому звіті не збігаються з деклараціями.

Як у інших донорів

Більшість донорів, що відшкодовують фактичні витрати, досі вимагають погодинні табелі з розподілом часу між усіма проєктами людини. У грантах із фіксованою сумою фактичні витрати не перевіряють, але докази виконаної роботи потрібні. Українські державні фонди зазвичай задовольняються наказами, договорами й актами. Правило одне: читайте, що саме угода називає прийнятними витратами на персонал.