Прийнятні й неприйнятні витрати

Грант покриває не все, що організація витратила на проєкт, а лише прийнятні витрати (eligible costs). Правила прийнятності записані в грантовій угоді, і саме за ними перевіряють фінансовий звіт. Нижче – логіка грантів ЄС за статтею 6 модельної грантової угоди, яку в подібному вигляді застосовує більшість донорів.

Загальні умови для фактичних витрат

Стаття 6.1 вимагає, щоб витрати одночасно були:

• фактично понесені бенефіціаром, а не оціночні й не понесені кимось іншим;
• понесені в період дії проєкту (виняток – підготовка фінального звіту);
• заявлені за однією з бюджетних категорій угоди;
• пов'язані з проєктом, як його описано в угоді, і потрібні для його виконання;
• ідентифіковані й перевірювані: відображені в бухгалтерському обліку за стандартами країни бенефіціара та його звичайною практикою;
• відповідні національному законодавству про податки, працю й соціальне страхування;
• обґрунтовані й ощадливі.

Категорії витрат

У модельній грантовій угоді Horizon Europe їх п'ять: A – персонал, B – субпідряд, C – закупівлі (відрядження, обладнання, інші товари, роботи й послуги), D – інші категорії, якщо їх передбачає конкурс, E – непрямі витрати. Непрямі витрати не підтверджують документами: це фіксовані 25% прийнятних прямих витрат, до бази яких не входять, зокрема, субпідряд і фінансова підтримка третім особам. Обладнання за типовим варіантом заявляють як амортизацію за час і частку використання в проєкті, а не повною вартістю. Завдання для субпідряду мають бути названі в описі проєкту. Витрати на персонал підтверджують обліком робочого часу, для чого ведуть таймшити. Детальніше – у статті про бюджетні правила Horizon Europe.

Що неприйнятне

Стаття 6.3 прямо називає неприйнятними:

• дохід на капітал і дивіденди, борги та їх обслуговування, резерви під майбутні збитки, відсотки;
• курсові втрати і комісії банку бенефіціара за отримання переказів від грантодавця;
• надмірні або необачні витрати;
• ПДВ, який можна відшкодувати чи зарахувати в кредит. У Horizon Europe ПДВ, що не відшкодовується, прийнятний, проте в окремих програмах ЄС він неприйнятний завжди;
• витрати під час призупинення угоди;
• витрати, вже заявлені за іншим грантом ЄС (подвійне фінансування).

AGA додає, що представницькі витрати й подарунки загалом неприйнятні, як і витрати на підготовку заявки до старту проєкту.

Lump sum та інші донори

У грантах із фіксованою сумою (lump sum) фактичні витрати не перевіряють: умова оплати – виконання роботи, як її описано в угоді. Документи про виконання все одно потрібні.

В українських державних фондів та інших донорів логіка та сама, але деталі свої: перелік дозволених статей, ставку непрямих витрат, вимоги до закупівель і ставлення до ПДВ задають умови конкурсу й договір. Якщо грант надходить із бюджету, додаються правила використання бюджетних коштів. Автоматично переносити правила ЄС на інший грант не можна.

Типові причини відхилення витрат

• Дата первинного документа поза періодом проєкту.
• Немає таймшитів або вони не збігаються з табелем і відпустками.
• Закупівля без порівняння цін чи в пов'язаної особи.
• Субпідряд, якого не було в описі проєкту.
• Одна витрата заявлена у двох грантах.
• Документи не збережено: вимоги описано в статті про зберігання документів.