Lump Sum Funding

За звичайною моделлю ви витрачаєте кошти, збираєте первинні документи й доводите кожну витрату. За lump sum сума фіксується наперед, а платіж залежить від одного питання: робочий пакет завершено чи ні.

Це не «спрощений грант із меншими вимогами». Це інший предмет доказування: замість витрат ви доводите виконану роботу.

Два типи і детальна таблиця бюджету

Тип 1 – сума зафіксована в тексті топіка. Тип 2 – суму визначаєте ви самі в заявці, і тоді до частини B додається детальна таблиця бюджету: Excel-файл із макросами, який завантажується із системи подання.

Оцінки витрат у ній мають бути «наближенням до ваших фактичних витрат», підпорядковані тим самим правилам прийнятності, що й у звичайних грантах, і відповідати вашій звичайній обліковій практиці. Таблиця сама рахує розподіл суми по бенефіціарах і робочих пакетах та застосовує ставку фінансування.

Технічна дрібниця, на якій спотикаються: файл видається у форматі .xlsm, а завантажувати назад треба .xlsx – .xlsm система не приймає з міркувань безпеки.

У грантову угоду (Annex 2) потрапляє розподіл суми, а не сама таблиця. Після фіксації суми зміна цін на товари чи послуги вже не обговорюється.

Оплата: завершено або ні

Координатор позначає кожен робочий пакет як завершений або незавершений. Проміжної оплати частково завершеного пакета не існує. Часткова оплата можлива лише при виплаті балансу наприкінці проєкту.

Пакет можна оголосити завершеним, навіть якщо чогось бракує, – якщо виконано всю суттєву роботу, або виконано еквівалентну роботу, або відхилення належно обґрунтовані. Досягнення цілей і віх «бажане, але не є умовою завершення». Якщо пакет виконують кілька бенефіціарів, він не вважається завершеним, поки не завершили всі.

Якщо пакет відхилено, перед рішенням вас запросять відповісти на зауваження проєктного офіцера. Відхилення не означає втрату суми: пакет можна доробити і задекларувати в будь-якому наступному звітному періоді.

Ex-post technical review

Фінансових перевірок, ревю й аудитів витрат тут немає взагалі – немає фінансової звітності, немає що аудитувати. Натомість для Horizon Europe передбачені поглиблені технічні ревю після виплати із залученням зовнішніх експертів.

Вони запускаються протягом двох, трьох або пʼяти років після виплати балансу (конкретний строк – у Data Sheet вашої угоди), фокусуються на роботі одного окремого учасника за конкретний період і можуть включати аналіз підтвердних документів, інтервʼю з ключовим персоналом і виїзний візит.

Практичний висновок: lump sum знімає обовʼязок доводити витрати, але не обовʼязок зберігати докази того, що робота виконана.

Дві помилки, які коштують балів

Дроблення на дрібні пакети. Настанови формулюють це прямо: lump sum не повинен призводити до поділу проєкту на багато маленьких робочих пакетів. Не є робочим пакетом: одна активність, одне завдання, «відсоток прогресу» на кшталт «50% тестів проведено» або відрізок часу на кшталт «діяльність першого року».

Завищені витрати на персонал. Експерти звіряються з дашбордом Horizon, який показує розподіл персональних витрат між 20-м і 80-м перцентилем за країною й типом організації. Якщо ваші вищі – обґрунтуйте це в таблиці. Саме по собі завищення бал не знижує: суму просто зменшать. Але «серйозні проблеми з бюджетом – непридатний для мети або сильно завищений – знижують бал за критерієм implementation».

І окремо: декларувати фактичні витрати в lump sum гранті не можна, це суперечить самій моделі.