Зберігання документів після завершення гранту

Проєкт закінчився, звіт прийнято, гроші надійшли, але обовʼязки на цьому не зникають. Витрати, які ви задекларували, грантодавець може перевірити й через кілька років, і довести їх зможуть тільки документи. Тому зберігання є частиною виконання гранту, а не справою архіву.

Скільки зберігати

Строк записаний у пункті 6 Data Sheet грантової угоди. У грантах ЄС це 5 років після фінального платежу, а для грантів на суму до 60 000 євро – 3 роки. Якщо триває перевірка, аудит, розслідування чи спір, документи зберігають до їх завершення. У Horizon Europe сам аудит можуть розпочати протягом двох років після фінального платежу, але строк зберігання від цього не коротшає.

Відлік іде від останнього платежу, а не від дати документа. Рахунок за перший місяць чотирирічного проєкту доведеться тримати приблизно десять років.

Що саме зберігати

• Фінанси: договори, рахунки, акти, платіжні документи, виписки, облікові регістри. Суми у фінансовому звіті, в обліку і в первинних документах мають зводитися між собою.
• Персонал: трудові договори, накази, розрахункові відомості, розрахунок денних ставок і облік робочого часу.
• Закупівлі: запити, пропозиції, обґрунтування вибору постачальника.
• Докази результатів: звіти, протоколи, списки учасників, фото, публікації, дані.
• Зміни: листування з грантодавцем і всі зміни до угоди.

За спрощеними формами витрат фактичні витрати доводити не треба, але треба довести кількість одиниць або виконану роботу.

Оригінали, скани і відсутні документи

Зберігати треба оригінали в тому вигляді, у якому документ створено чи отримано. Паперове лишається паперовим, електронне електронним, роздруковувати його не потрібно. Скан замість паперового оригіналу прийнятний, якщо національне право визнає його рівноцінним. В інших випадках рішення за грантодавцем, а ризик за вами. Кожен учасник зберігає власні документи, координатор їх не замінює.

Витрати без достатніх доказів вважаються неприйнятними: їх відхиляють, а вже виплачене стягують назад. Грант можуть зменшити. Якщо брак документів системний, висновки аудиту поширюють на інші гранти ЄС того самого бенефіціара. Довести, що документ колись існував, майже неможливо, тому втрата архіву дорівнює втраті грошей.

Українські строки та інші донори

Грантова угода не скасовує національних правил, діє довший зі строків. Перелік типових документів Мінʼюсту встановлює для первинних бухгалтерських документів строк 5 років, для табелів обліку робочого часу – 1 рік, і ці строки є мінімальними. Податковий кодекс вимагає від юридичних осіб зберігати первинні документи й регістри не менше 1825 днів. Але українські строки рахуються від створення документа чи подання звітності, а європейський – від фінального платежу. Тому знищувати проєктні документи за звичайним графіком архіву не можна: табель, якому минув рік, для гранту ще живий.

В інших донорів строки відрізняються, але принцип спільний: відлік від завершення гранту або останнього звіту плюс подовження на час перевірок. Шукайте в угоді розділ про зберігання записів і право на аудит, а в договорах з українськими фондами – ще й вимоги до підтвердних документів.

Практична система

1. Одна структура папок для всіх проєктів: угода і зміни, звіти, персонал, закупівлі, відрядження, результати, листування.
2. У назві файла – дата, контрагент, номер документа і рядок бюджету.
3. Скан робиться в день отримання документа, а не перед звітом.
4. Наказом по організації встановіть дату, до якої справу проєкту не знищують, і відповідальну особу.
5. Тримайте резервну копію поза офісом. Під час війни це питання виживання архіву.