Фінансовий звіт за грантом

Фінансовий звіт (financial statement) відповідає на одне запитання донора: скільки коштів ви витратили на проєкт за звітний період і чи можна ці витрати визнати. У грантах ЄС він є частиною періодичного звіту поруч із технічною частиною, і без нього платежу не буде.

Хто, коли і де подає

Кожен бенефіціар заповнює індивідуальний фінансовий звіт на Funding & Tenders Portal, підписує його і передає координатору. Той збирає звіти партнерів і подає весь періодичний звіт одним пакетом. Типова грантова угода Horizon Europe дає на це 60 днів після завершення звітного періоду, а самі періоди записані в Data Sheet вашої угоди.

Підписує звіт особа з роллю фінансового підписанта: FSIGN призначає в організації LEAR, а до конкретного проєкту його прив'язують як PFSIGN. Про ролі варто подбати заздалегідь, бо без призначеного підписанта кнопка подання недоступна. Якщо учасник не встиг, його витрати за цей період вважаються нульовими, але їх можна задекларувати в наступному.

Що всередині

• Витрати за категоріями бюджету: персонал, субпідряд, закупівлі (відрядження, обладнання, інші товари й послуги), інші категорії та непрямі витрати. Що саме можна включати, пояснює стаття про прийнятні витрати.
• Пояснення використання ресурсів: хто працював і скільки, що купили і навіщо. Воно має сходитися з цифрами звіту і з технічною частиною.
• Сертифікат фінансової звітності, якщо досягнуто порогу. Про нього окрема стаття: CFS.

Зведений звіт консорціуму система формує сама. Комісія радить декларувати всі прийнятні витрати, навіть якщо вони перевищують бюджет: грант однаково обмежений максимальною сумою, а запас знадобиться, якщо частину витрат відхилять.

Перерахунок гривні в євро

Звіт складається в євро. Бенефіціар, який веде облік в іншій валюті, перераховує витрати за середнім із щоденних курсів, опублікованих у серії C Офіційного вісника ЄС (це курси ЄЦБ), за весь звітний період. Якщо щоденного курсу для валюти немає, береться середнє місячних облікових курсів Комісії (InforEuro) за той самий період. Довідкового курсу гривні ЄЦБ не публікує, тож для українських організацій працює саме друге правило. Курс на дату кожного платежу чи курс НБУ тут не застосовуються.

Після подання і типові помилки

Грантодавець або приймає звіт, або повертає його на доопрацювання. Платіж має надійти координатору протягом 90 днів від отримання звіту, але на час запитів і виправлень цей строк зупиняється. Сума проміжних платежів разом з авансом обмежена стелею в 90% максимальної суми гранту, решту виплачують у складі фінального платежу. Помилку в уже поданому звіті виправляють коригуванням у наступному періоді.

Типові помилки, через які звіт повертають:

• Дні роботи у звіті не збігаються з обліком робочого часу.
• Задекларовано витрати, оплачені поза звітним періодом, або ПДВ, який організація може відшкодувати.
• Курс узято на дату платежу, а не середній за період.
• Пояснення використання ресурсів суперечить технічному звіту.

Як у інших донорів

Логіка всюди та сама: витрати проти затвердженого бюджету плюс підтвердні документи. Відрізняється обсяг доказів. У ЄС первинні документи не подають, а зберігають для перевірки. Багато донорів і українські державні фонди вимагають додати до звіту реєстр або копії первинних документів, а Український культурний фонд ще й звіт незалежного аудитора.