Оцінка організаційної спроможності перед грантом

Перед тим як дати кошти, донор хоче знати дві речі: чи зможе організація зробити обіцяне і чи не загубляться гроші дорогою. Перше називають операційною спроможністю, друге – фінансовою та управлінською. Оцінка спроможності (pre-award assessment, capacity assessment) відповідає на обидва запитання.

Не плутайте її з due diligence. Due diligence з'ясовує, хто ви: чи існує юридична особа, хто нею керує, чи немає підстав для виключення. Оцінка спроможності з'ясовує, як ви працюєте: які маєте системи, процедури й людей. На практиці донори часто проводять обидві перевірки одним пакетом, але запитання й документи різні.

Що перевіряють

• Управління: статут, склад керівних органів, розмежування повноважень, протоколи.
• Фінансову систему: облікову політику, окремий облік за проєктами, бюджетування, підготовку звітів.
• Внутрішній контроль: хто погоджує витрати, хто підписує платежі, чи розділені ці ролі.
• Закупівлі: письмову процедуру і приклади її застосування.
• Кадри: трудові договори, посадові обов'язки, облік робочого часу.
• Досвід: попередні проєкти порівнянного розміру, результати аудитів.

Як це робить ЄС

Стаття 201 Фінансового регламенту 2024/2509 вимагає від заявника стабільних і достатніх джерел фінансування (фінансова спроможність) і потрібних компетенцій та кваліфікації (операційна спроможність). Операційну оцінюють за заявкою: профілі команди, попередні проєкти, звіт про діяльність.

Фінансову спроможність (Financial Capacity Assessment) перевіряють через реєстр учасників порталу, до якого прив'язаний PIC. За правилами порталу версії 5.0:

• перевірку не проводять для публічних органів і міжнародних організацій, а також для грантів малої вартості. У документах конкурсів це зазвичай запитана сума не більше EUR 60 000;
• просять звіт про фінансові результати й баланс за два останні закриті фінансові роки;
• аудиторський висновок потрібен, якщо запитано понад EUR 750 000 для гранту на дію або понад EUR 100 000 для операційного гранту. Якщо висновку немає і аудит за законом не обов'язковий, подають декларацію про достовірність звітності;
• оцінка чинна 18 місяців від дати закриття останнього оціненого звітного періоду.

Інші донори й оператори

Фонди, агенції ООН та оператори регрантингу користуються власними анкетами. Поширений формат – самооцінка за шкалою в кількох сферах, відома як OCA (Organizational Capacity Assessment), після якої складають план розвитку. Агенції ООН ведуть реєстрацію партнерів через UN Partner Portal. Перелік запитань у кожного донора свій, але сфери майже однакові.

Що підготувати заздалегідь

• облікову політику й наказ про неї;
• процедуру закупівель;
• антикорупційну політику й політику щодо конфлікту інтересів;
• політику захисту від сексуальної експлуатації та насильства (PSEA) і кодекс поведінки;
• порядок зберігання документів;
• фінансову звітність за два роки, аудиторський висновок, якщо він є.

Типова помилка – ухвалити політики за тиждень до перевірки. Перевіряльник просить не лише документ, а й докази, що він працює: протокол тендерного комітету, заповнену декларацію про конфлікт інтересів, табелі.

Що буває за результатом

Слабкий результат не завжди означає відмову. У документах конкурсів ЄС передбачено, що за незадовільної фінансової спроможності можуть попросити додаткову інформацію, виплачувати попереднє фінансування частинами, вимагати гарантію на нього, не давати його зовсім або відхилити заявку. Інші донори вписують в угоду спеціальні умови: план усунення недоліків, частішу звітність, менші транші. Якщо інституційна підтримка доступна, саме вона дозволяє закрити виявлені прогалини.