Бюджет гранту «на пальцях»: фінансовий посібник 2026

Успіх будь-якої грантової заявки — чи то у межах програми Європейської комісії Horizon Europe, чи то за лінією USAID або Creative Europe — залежить від здатності організації перекласти свою візію мовою фінансів. Бюджет проєкту не є просто технічним додатком до описової частини; це стратегічний документ, який демонструє донору спроможність організації ефективно розпоряджатися ресурсами та досягати поставлених цілей у межах встановлених лімітів. Для українських неурядових організацій (НУО), культурних інституцій та соціальних підприємців розуміння фінансових нюансів у 2026 році стає критично важливим через зміни у податковому законодавстві, оновлення інструкцій PRAG та специфіку роботи в умовах воєнного стану. Саме тому ми підготували цей фінансовий посібник для бюджетування проєктів

Прийнятні витрати: фундамент фінансової прозорості та підзвітності

Першим кроком у розробці бюджету є визначення того, які витрати донор вважає «прийнятними» (eligible). Згідно з загальними правилами, викладеними в Статті 6 Анотованої грантової угоди (Annotated Model Grant Agreement — AGA), прийнятні витрати — це ті, що безпосередньо пов’язані з реалізацією проєкту та відповідають критеріям доцільності, раціональності та документального підтвердження. Для того щоб витрата була визнана прийнятною, вона повинна бути фактично понесена бенефіціаром протягом терміну дії проєкту, зафіксована в бухгалтерському обліку та відповідати чинному національному законодавству.

Особлива увага приділяється принципу економії та ефективності. Донори очікують, що організація обере найбільш оптимальний шлях досягнення результату, уникаючи надмірних або розкішних видатків. Важливо розуміти, що навіть якщо певна стаття витрат була включена до бюджету на етапі подання заявки, її прийнятність остаточно підтверджується лише під час фінансової звітності або аудиту на основі реальних чеків, актів та банківських виписок.

Критерії прийнятності витрат у міжнародних грантах

Система фінансового контролю Європейської комісії базується на суворих стандартах, які детально описані в інструкціях PRAG (Practical Guide on Contract Procedures for European Union External Action). Оновлення PRAG 2025 року приділяє значну увагу цифровізації процедур та спрощенню звітності для малих організацій. Проте базові правила залишаються непохитними.

У контексті програми Horizon Europe, яка є ключовим інструментом підтримки інновацій, правила ще більш деталізовані. Програма заохочує використання «спрощених варіантів витрат» (Simplified Cost Options), таких як одноразові виплати (lump sums) або фіксовані ставки, що зменшує адміністративне навантаження на команду. Однак для фактичних витрат (actual costs) вимога щодо документального підтвердження кожної копійки залишається обов’язковою.

Витрати на персонал: алгоритм розрахунку та податкові реалії 2026 року

Персонал — це ядро будь-якого проєкту, і зазвичай саме ця категорія видатків є найбільшою в бюджеті. У 2026 році українські організації стикаються з новими викликами при плануванні зарплатного фонду, зумовленими підвищенням податкових ставок та зміною соціальних стандартів.

Соціальні стандарти та структура податків

На 1 січня 2026 року в Україні встановлено такі базові показники, які є основою для всіх розрахунків:

• Мінімальна заробітна плата: 8 647 грн.

• Прожитковий мінімум для працездатних осіб: 3 328 грн.

При плануванні бюджету важливо розрізняти суму, яку працівник отримує «на руки» (Net), суму, що нараховується в відомості (Gross), та повні витрати роботодавця (Total Employment Cost). Зарплата працівника у 2026 році обкладається трьома основними податками: Податком на доходи фізичних осіб (ПДФО), Військовим збором (ВЗ) та Єдиним соціальним внеском (ЄСВ).

Для коректного бюджетування в грантовій заявці слід використовувати формулу:

Де Gross — це сума до оподаткування, яка включає ПДФО та Військовий збір. Якщо ви пообіцяли фахівцю 20 000 грн «чистими», то в бюджет гранту потрібно закладати приблизно 31 688 грн загальних витрат.

Розрахунок FTE (Full-Time Equivalent)

Донори часто просять вказувати рівень зайнятості персоналу через показник FTE. 1.0 FTE відповідає повному робочому дню людини, присвяченому виключно цьому проєкту. Якщо ваш менеджер працює на проєкті 20 годин на тиждень при стандарті 40 годин, його зайнятість становить 0.5 FTE. Це дозволяє донорам контролювати, щоб один і той самий фахівець не був «проданий» тричі в різні проєкти з повною зайнятістю, що є серйозним порушенням.

Вибір моделі залучення: Трудовий договір чи ФОП?

Це питання є найбільш дискусійним для українських НУО. Вибір залежить від тривалості проекту, вимог донора та готовності організації до адміністрування.

У 2026 році ФОП 3-ї групи сплачують 1% військового збору від доходу на додачу до єдиного податку. Це важливо враховувати при розрахунку гонорарів експертів. Більшість європейських програм (наприклад, Horizon Europe) дозволяють залучати «фізичних осіб без зарплати» (SME owners or natural persons), використовуючи фіксовані добові ставки (unit costs), встановлені донором.

Непрямі витрати та Overheads: невидимий двигун організації

Непрямі витрати (indirect costs або overheads) — це кошти, які донор виділяє на покриття загальних адміністративних потреб організації, які неможливо чітко закріпити за однією статтею проекту. Сюди входить оренда офісу, послуги інтернету, банківські комісії, робота бухгалтера та директора, канцелярія та комунальні платежі.

У програмах ЄС існує дві основні моделі розрахунку непрямих витрат:

1. Фіксована ставка 25% (Horizon Europe): розраховується автоматично від суми прямих прийнятних витрат, за вирахуванням субпідрядів та внесків у натуральній формі. Це «золотий стандарт», який не потребує надання чеків на оплату світла чи оренди під час аудиту.

2. Фіксована ставка 7% (PRAG, ECHO, USAID): зазвичай застосовується у гуманітарних проектах та зовнішній допомозі. Це значно менша сума, яка вимагає від організації дуже бережливого ставлення до адміністративних ресурсів.

Важливо пам’ятати: непрямі витрати не можна використовувати для покриття видатків, які вже закладені в прямі статті. Наприклад, якщо ви заклали оренду залу для тренінгу як пряму витрату, ви не можете покрити її знову через оверхеди.

Обладнання та тендери: як не втратити кошти на закупівлях

Закупівля техніки в грантових проектах має свої особливості. Донори рідко погоджуються на повне відшкодування вартості дорогого обладнання (наприклад, серверів чи автомобілів), якщо проект триває лише один рік.

Правило амортизації

Більшість грантів ЄС відшкодовують лише амортизацію обладнання протягом періоду використання в проекті. Якщо ви купуєте ноутбук за 30 000 грн з терміном служби 3 роки для річного проекту, донор відшкодує лише 10 000 грн. Решту організація має покрити з власних коштів або використовувати ноутбук у наступних проектах. Виняток становлять специфічні конкурси, де закупівля обладнання є основною метою проекту.

Тендерні процедури

Будь-яка закупівля за грантові кошти має відбуватися на засадах прозорості та «найкращої ціни за якість» (Best Value for Money).

• Для дрібних витрат (до 2 500 євро) достатньо одного рахунку.

• Для витрат понад 2 500 євро (відповідно до PRAG 2025) рекомендується збирати мінімум три комерційні пропозиції.

• Великі закупівлі вимагають проведення відкритих тендерів з публікацією оголошення.

Організація повинна мати внутрішню політику закупівель, яка відповідає стандартам донора, і чітко слідувати їй, щоб уникнути визнання витрат неприйнятними під час аудиту.

Приховані фінансові ризики: курсові різниці та ПДВ

Фінансовий менеджмент гранту — це постійна боротьба з неочевидними втратами. Найбільш небезпечними є курсові різниці та невідшкодований ПДВ.

Курсові втрати

Гранти зазвичай фіксуються у євро або доларах, але витрати в Україні йдуть у гривні. Згідно з правилами ЄС, курсові втрати (losses) є неприйнятними витратами. Це означає, що якщо курс гривні різко впав, і вам не вистачає коштів на закупівлю запланованого товару, донор не збільшить суму гранту. Організація має або знайти дешевшу альтернативу, або покрити різницю самостійно. Розумне рішення — закладати в бюджет невеликий резерв на випадок девальвації (якщо це дозволено донором) або проводити великі закупівлі одразу після отримання траншу.

Питання ПДВ (VAT)

Для проектів ЄС ПДВ є прийнятною витратою лише у тому випадку, якщо організація не може його відшкодувати згідно з національним законодавством. Якщо ваша НУО не є платником ПДВ, ви включаєте податок у вартість товарів і донор його оплачує. Якщо ж організація має статус платника ПДВ і може повернути цей податок з бюджету, то в грантову звітність подаються суми без ПДВ. Окремі категорії товарів для гуманітарної допомоги та оборони в Україні у 2025–2026 роках звільнені від ПДВ, що слід враховувати при плануванні.

Чек-лист підготовки до аудиту: поради експертів GetGrant

Аудит — це не кінець проекту, а документальне підтвердження вашої доброчесності. Більшість помилок стаються не через злий умисел, а через відсутність системності в документах.

Що має бути у вашій папці проекту до приходу аудитора:

1. Грантова угода та всі додатки (Annexes) з підписами.

2. Табелі робочого часу (timesheets) — підписані щомісяця кожним працівником та керівником.

3. Підтвердження вибору постачальників — протоколи засідань тендерного комітету, три комерційні пропозиції, скріншоти з сайтів.

4. Первинні документи — рахунки, накладні, акти, банківські виписки. Кожен документ повинен мати штамп або напис із назвою та номером проекту.

5. Докази результатів — фотографії з заходів, надруковані брошури, посилання на публікації, звіти експертів.

Регулярний внутрішній моніторинг (self-audit) кожні три місяці дозволяє виявити відсутність підпису або неправильно розрахований податок до того, як це стане проблемою під час фінального звіту.

Висновок: бюджет як інструмент розвитку

Робота з грантовим бюджетом вимагає дисципліни та знань, але вона також відкриває величезні можливості для зростання організації. Розуміння того, як працюють податки у 2026 році, як правильно використовувати оверхеди та як захистити себе від курсових ризиків, перетворює бухгалтера з «контролера» на стратегічного партнера проектного менеджера.

Ми в GetGrant знаємо, що для багатьох українських організацій фінансовий менеджмент є найбільш лякаючою частиною грантової діяльності. Саме тому наш сервіс пропонує не лише базу актуальних грантів, а й експертний супровід у розробці бюджетів. Ми допомагаємо адаптувати ваші ідеї до вимог Horizon Europe, Creative Europe чи USAID, враховуючи найменші деталі українського законодавства.

Пам’ятайте: донори шукають не просто гарні ідеї, а надійних партнерів, які вміють рахувати кожну гривню. Будьте тими, кому довіряють!

Корисні ресурси для бюджетування:

• Блог сервісу GetGrant:  getgrant.ua

• Офіційний курс валют InforEuro для звітів перед ЄС: ec.europa.eu

• Податковий кодекс України (актуальна редакція): zakon.rada.gov.ua

• Анотована грантова угода ЄС (AGA): ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/common/guidance/aga_en.pdf