Вихід української організації на рівень міжнародних грантових програм — це не просто крок уперед у фінансовому плані, а повноцінна трансформація управлінських та комунікаційних процесів. У практиці європейських донорів «партнер» часто є ключовим словом, що визначає успіх або провал грантової заявки ще до того, як експерт почне аналізувати інноваційність самої ідеї. Міжнародні партнерства сприймається не як формальність для виконання технічних умов конкурсу, а як стратегічний союз, що гарантує транскордонний вплив, професійну взаємодопомогу та сталість результатів після завершення фінансування. Розуміння того, як правильно побудувати цей фундамент, є критично важливим для будь-якої НУО, культурної інституції чи соціального підприємця, що прагне стати частиною глобальної спільноти.
Що донори мають на увазі під «партнерством»
У термінології грантових програм Європейського Союзу, таких як Erasmus+, Creative Europe або Horizon Europe, партнерство — це структуроване об’єднання юридичних осіб (консорціум), які спільно працюють над досягненням цілей проєкту, розподіляючи між собою ролі, обов’язки та ризики. Важливо розуміти, що партнерство базується на принципі спільної відповідальності за результат.
Донори чітко розрізняють статуси учасників проєкту, оскільки кожен із них має різний ступінь залученості та правові наслідки. Основні ролі в міжнародному консорціумі наведено в таблиці нижче:
| Роль в проєкті | Визначення та юридичні особливості | Фінансові аспекти |
| Координатор / Головний партнер (Lead Applicant / Coordinator) |
Організація, що ініціює проєкт, підписує грантову угоду з донором від імені всього консорціуму та несе повну відповідальність за управління. |
Отримує кошти від донора та розподіляє їх між партнерами відповідно до угоди. |
| Співзаявники / Співбенефіціари (Co-applicants / Co-beneficiaries) |
Організації, які беруть активну участь у розробці та впровадженні проєкту, підписують форму приєднання до грантової угоди. |
Мають право на пряме відшкодування власних витрат з бюджету гранту. |
| Асоційовані партнери (Associated Partners) |
Організації, що виконують конкретні завдання проєкту, але не стають стороною грантової угоди. |
Не отримують прямого фінансування від ЄС, часто покривають свої витрати за власний рахунок. |
| Афілійовані структури (Affiliated Entities) |
Організації, пов’язані з бенефіціаром юридично або капітально (наприклад, дочірні компанії, мережі). |
Можуть декларувати витрати через основного бенефіціара, але не підписують угоду особисто. |
| Підрядники (Subcontractors) |
Зовнішні надавачі послуг, залучені для специфічних технічних завдань через процедуру закупівель. |
Отримують оплату за послуги, не володіють результатами проєкту та не є частиною партнерства. |
Партнерство відрізняється від звичайного підряду тим, що партнери є власниками результатів проєкту та спільно впливають на його стратегію. Якщо підрядник просто виконує роботу за гроші, то партнер інвестує свій досвід та репутацію в спільний успіх.
Як донори оцінюють партнерства (і за що «ріжуть» бали)
Оцінювання якості партнерства є обов’язковим етапом розгляду заявки. Експерти використовують спеціальні сітки оцінювання, де критерій «Якість консорціуму» може займати до 20–30 балів зі 100. Основною метою оцінювання є перевірка того, чи є склад партнерів оптимальним для реалізації задекларованих цілей.
Донори звертають увагу на такі аспекти:
-
Комплементарність (Complementarity): Кожен партнер повинен приносити в проєкт унікальну додану вартість. Якщо три організації в консорціумі мають ідентичний досвід і виконують однакові функції, це свідчить про неефективне планування.
-
Географічна та секторна збалансованість: Багато програм (наприклад, Creative Europe) вимагають участі мінімум 3 організацій з 3 різних країн. Експерти оцінюють, наскільки такий склад допомагає поширити результати проєкту на європейському рівні.
-
Розподіл відповідальності: У заявці має бути чітко прописано, хто за який «робочий пакет» (Work Package) відповідає. Розмиті формулювання на кшталт «усі партнери допоможуть в організації заходу» вважаються слабким місцем.
-
Спроможність (Operational Capacity): Організації повинні довести, що мають достатньо персоналу, технічних ресурсів та фінансової стійкості. Новим організаціям (створеним після 2022 року) часто радять починати з ролі партнера під керівництвом досвідченого координатора.
-
Модель управління та комунікації: Як будуть ухвалюватися рішення? Як консорціум реагуватиме на конфлікти? Наявність детального плану комунікації та управління ризиками значно підвищує шанси на успіх.
Експерти часто «ріжуть» бали за так звані «пасивні партнерства», коли організація додана до заявки лише для виконання вимоги щодо кількості країн, але її реальна роль у заходах проєкту мінімальна.
Де шукати міжнародних партнерів: практична карта каналів
Пошук партнерства — це процес, який вимагає часу та системності. Найбільш ефективним методом є поєднання використання цифрових платформ із відвідуванням тематичних заходів.
Ось карта 14 практичних каналів для пошуку партнерів у різних сферах:
| Канал пошуку | Кому найкраще підходить | Як діяти (перші кроки) | Офіційне посилання / Платформа |
| GetGrant Service | Університетам, громадським організаціям, бізнесам, індивідуальним дослідникам та інноваторам | Зареєструватися на сервісі та перейти до розділу “Пошук партнерів” | GetGrant Service |
| Partner Search (FTOP) | Усім, хто подається на Horizon, Erasmus+, Creative Europe, CERV. |
Зайти на сторінку конкретного конкурсу (topic), прокрутити до розділу «Partner search». |
Partner Search |
| Salto-Youth OTLAS | Молодіжні НУО, неформальна освіта, волонтерські ініціативи. |
Створити профіль організації та розмістити оголошення про проєкт у розділі OTLAS. |
Otlas Partner-finding |
| EPALE | Освіта дорослих, професійний розвиток, цифрова грамотність. |
Зареєструватися, зайти в розділ «Collaborate» -> «Partner search». |
EPALE |
| Enterprise Europe Network (EEN) | Соціальні підприємці, малий та середній бізнес, інноваційні стартапи. |
Звернутися до місцевого контактного пункту EEN в Україні для публікації вашого профілю. |
EEN Partnering |
| CERV Contact Points | НУО, що працюють з правами людини, демократією та інклюзією. |
Використовувати національні бази контактних пунктів CERV для пошуку консорціумів. |
CERV Contact Points |
| ECCP Map | Територіальні громади, промислові кластери, регіональні агенції розвитку. |
Знайти відповідний кластер на інтерактивній мапі та написати його координатору. |
Cluster Collaboration Platform |
| Creative Europe Desks | Культурні та креативні індустрії, медіа, аудіовізуальний сектор. |
Підписатися на розсилки національних десків та використовувати їхні форми пошуку. |
Creative Europe Projects |
| LinkedIn Groups | Професійні спільноти, дослідники, експерти з управління проєктами. |
Вступити в групи «EU Project Partners», «Horizon Europe Consortium» та активно коментувати запити. |
LinkedIn EU Groups |
| Thematic Brokerage Events | Наукові інституції, університети, високотехнологічні компанії. |
Відстежувати календар інфоднів програм ЄС та реєструватися на сесії «matchmaking». |
Horizon Europe NCP Portal |
| Keep.eu Database | Громади, що працюють з транскордонним співробітництвом (Interreg). |
Шукати за ключовими словами проєкти, що вже були реалізовані у вашому регіоні. |
Keep.eu |
| Eurodesk Opportunity Finder | Молодіжні центри, волонтери, освітні хаби. |
Використовувати базу програм для пошуку організацій-партнерів у країнах ЄС. |
Eurodesk Opportunity Finder |
| CulturEU Funding Guide | Дизайнери, митці, видавці, архітектори. |
Використовувати інтерактивний гід для підбору не лише фінансування, а й мереж співпраці. |
CulturEU Interactive Guide |
| European Urban Initiative | Міські муніципалітети, комунальні підприємства. |
Зареєструватися на платформі Transfer Partner для обміну інноваційними рішеннями. |
European Urban Initiative |
| Ideal-ist Network | ІТ-сектор, цифровізація, кібербезпека. |
Подавати профілі через мережу національних контактних пунктів для Cluster 4 Horizon Europe. |
Ideal-ist Portal |
Найбільш надійними партнерами часто стають організації, з якими ви вже перетиналися на міжнародних тренінгах чи конференціях. Особистий контакт залишається «золотим стандартом» у побудові довіри.
Як написати партнеру перший лист, щоб вам відповіли
Перше враження вирішує все. Європейські організації отримують десятки запитів щотижня, тому ваш лист має бути лаконічним, професійним та таким, що показує вашу обізнаність з їхньою діяльністю, аби ви змогли отримати надійні партнерства у майбутньому
Структура повідомлення:
-
Тема (Subject): Має бути специфічною. Замість “Partnership request” пишіть “[Program Name] – Partnership Request -“.
-
Хто ви: Коротко про місію та досвід вашої організації (Unique Selling Point).
-
Чому вони: Покажіть, що ви знаєте їхні попередні проєкти. Це комплімент їхній експертизі.
-
Ваша ідея/пропозиція: Яку проблему ви хочете вирішити та яку роль пропонуєте партнеру.
-
Що далі: Заклик до короткого відеодзвінка (15-20 хвилин).
Шаблон листа (Українська):
Тема: Запит на партнерство: Програма Creative Europe – [Назва проєкту]
Шановна командо [Назва організації],
Ми — українська НУО [Назва], що працює у сфері [Ваша сфера]. Ми уважно стежили за вашим проєктом [Назва їхнього проєкту], і нас дуже зацікавив ваш підхід до [Специфічна деталь].
Зараз ми готуємо заявку на конкурс [Назва конкурсу] і шукаємо партнера з експертизою в [Що саме вам потрібно]. Зі свого боку ми забезпечуємо доступ до української аудиторії та досвід у [Ваш досвід]. Чи були б ви відкриті до короткого дзвінка наступного вівторка, щоб обговорити можливу синергію?
З повагою, [Ваше ім’я]
Template (English):
Subject: Partnership Request: [Grant Program] – [Project Acronym]
Dear [Organization Name] Team,
I am writing on behalf of, an NGO based in Ukraine specializing in [Area]. We admire your work on the project, particularly your expertise in.
We are currently forming a consortium for the upcoming [Call Name] call. We believe that your participation as a [Coordinator/Partner] would significantly strengthen the proposal’s impact. We can offer.
Would you be available for a 15-minute introductory call next week to explore this opportunity?
Best regards,
Як узгодити ролі, бюджет і відповідальність
Після того, як партнер дав попередню згоду, починається найскладніший етап — «домовленості на березі». Невизначеність у питаннях грошей або обов’язків до подачі заявки майже завжди призводить до конфліктів після отримання гранту.
Матриця ролей та відповідальності у межах партнерства
Найкращий інструмент для цього — RACI-матриця (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Вона дозволяє чітко зафіксувати, хто є основним виконавцем завдання, хто несе фінансову відповідальність, а кого просто потрібно тримати в курсі.
Бюджетні переговори: що варто обговорити ДО подачі:
-
Частка бюджету: Зазвичай вона пропорційна обсягу завдань. Не намагайтеся «забрати все собі», але й не дозволяйте партнеру перетворювати вас на дешеву робочу силу.
-
Непрямі витрати (Overheads): Хто отримує 7% на адміністративні витрати? Зазвичай кожен партнер отримує свої overheads пропорційно до свого бюджету.
-
Попереднє фінансування (Pre-financing): Як швидко координатор перерахує вам кошти після їх отримання від ЄС? Стандартно це відбувається протягом 30 днів.
-
Власний внесок (Co-financing): Якщо грант покриває лише 80%, чи готові всі партнери покрити решту 20% власними ресурсами?.
Червоні прапорці (Red Flags): Якщо партнер не хоче обговорювати бюджетні деталі, постійно змінює контактних осіб або ігнорує ваші запитання щодо його фінансової спроможності — це привід замислитися над доцільністю такої співпраці.
Оформлення домовленостей: які документи потрібні
У світі міжнародних грантів документи мають ієрархічну структуру. Важливо не плутати їхнє призначення.
-
Лист підтримки (Letter of Support – LoS): Зазвичай надається зовнішніми стейкголдерами (міністерствами, муніципалітетами), щоб підтвердити важливість проєкту для регіону. Він не накладає фінансових зобов’язань.
-
Лист про наміри (Letter of Intent – LoI): Використовується на етапі переговорів. Це «протокол про наміри», який підтверджує, що сторони планують подати спільну заявку.
-
Меморандум про взаєморозуміння (MoU): Більш детальний документ, що описує загальні принципи співпраці, конфіденційність та спільні цілі. Зазвичай є не обов’язковим до виконання (non-binding), але морально зобов’язуючим.
-
Консорціумна угода (Consortium Agreement – CA): Найважливіший внутрішній контракт. Він підписується зазвичай ПЕРЕД підписанням грантової угоди з донором. Вона детально регламентує все: від інтелектуальної власності до процедур виходу партнера з проєкту.
Чеклист: Що має бути в Консорціумній угоді (12 пунктів)
-
Повні реквізити організацій та їхні PIC-номери.
-
Органи управління проєктом (наприклад, Наглядова рада).
-
Порядок ухвалення рішень (проста більшість, консенсус).
-
Технічні обов’язки кожного партнера (посилання на Work Packages).
-
Графік платежів та умови перерахування коштів.
-
Положення про конфіденційність та захист даних (GDPR).
-
Умови використання результатів проєкту та інтелектуальна власність.
-
Відповідальність та штрафні санкції за невиконання робіт.
-
Механізм заміни партнера або виходу з консорціуму.
-
Процедура вирішення спорів (арбітраж, вибір права — зазвичай бельгійське).
-
Форс-мажорні обставини (особливо актуально для України).
-
Положення про етику та запобігання корупції.
Типова помилка: Підписувати CA вже після початку проєкту. Це позбавляє вас важелів впливу на координатора у разі затримок з виплатами.
Поширені помилки українських заявників у міжнародних партнерствах
Український контекст має свою специфіку, яка іноді стає перешкодою для успішної інтеграції в європейські консорціуми.
| Помилка | Коротке пояснення | Як виправити |
| Формальне партнерство | Партнер доданий в останній момент лише для кількості країн. |
Починати пошук за 3-4 місяці до дедлайну. |
| Відсутність PIC-коду | Організація не зареєстрована в системі донора на момент подачі. |
Зареєструватися в Participant Register негайно. |
| Мовний бар’єр | Непорозуміння через специфічну термінологію (наприклад, “outcome” vs “output”). |
Використовувати глосарії донора та професійних перекладачів. |
| Ігнорування “Overheads” | Неврахування адміністративних витрат у бюджеті. |
Завжди додавати фіксований відсоток (зазвичай 7%) на оренду та бухгалтерію. |
| Токсична комунікація | Повільні відповіді на листи або агресивний стиль переговорів. |
Встановити стандарт відповіді протягом 24-48 годин. |
| Відсутність досвіду управління | Намагання бути координатором без попереднього досвіду партнера. |
Починати з ролі партнера в 2-3 проєктах для розуміння правил. |
| Неузгоджена інтелектуальна власність | Партнери не домовилися, хто володіє кодом або текстами після проєкту. |
Чітко прописати розділ Intellectual Property в угоді. |
| “Копіпаст” заявки | Використання однакових описів досвіду для різних грантів. |
Тейлорувати (адаптувати) опис під конкретні цілі конкурсу. |
| Ігнорування дедлайнів партнера | Зрив внутрішніх термінів консорціуму перед подачею. |
Створити спільний календар у Google або Asana. |
| Непрозорий бюджет | Надання загальних сум без розшифровки за статтями витрат. |
Використовувати детальні бюджетні таблиці донора. |
Висновок і наступний крок
Побудова міжнародного партнерства — це не спринт, а марафон. Вона вимагає від українських організацій не лише професійної експертизи, а й високого рівня емоційного інтелекту, юридичної грамотності та дисципліни. Кожен успішний консорціум починається з якісного пошуку та чесного діалогу про очікування. Пам’ятайте, що донори фінансують не просто ідеї, а здатність людей працювати разом заради спільного європейського майбутнього.
Щоб полегшити собі шлях у світі грантів, не пропускати важливі дедлайни та першими дізнаватися про вимоги до консорціумів у нових конкурсах, зареєструйтеся на сервісі GetGrant. Ми збираємо актуальні можливості спеціально для українських організацій, щоб ви могли витрачати менше часу на моніторинг і більше — на створення якісних партнерств.