Початок нового проєкту та його успіх залежать від ефективної комунікації та розуміння ідеї проєкту усіма зацікавленими сторонами. Одним із ключових інструментів для ефективного початку роботи над проєктом є добре складений концепт, який являє собою стислий документ, що має чітку та лаконічну структуру і в якому коротко викладено суть проєкту, а саме, проблематику, цілі, методологію та очікувані результати. Таким чином, концепт є першою та найважливішою можливістю повідомити, про що проєкт, і продемонструвати, наскільки проєкт відповідає критеріям для фінансування.
Іншими словами, роль концепту полягає в тому, що він допомагає окреслити конкретний шлях до обраної мети, точково висвітлюючи інформацію про те, що буде в кінці проєкту, навіщо його реалізовувати та яким чином досягти бажаного. Тому, при підготовці концепту варто відповісти на наступні запитання:
Що пропонує зробити проєкт? (загальна мета та основні завдання)
Чому? (проблема, на вирішення якої спрямований проєкт)
Як? (методологія та очікувані результати проєкту)
Для кого? (цільова аудиторія, з особливою увагою на пріоритети донора)
З ким? (основні партнери/підрядники)
Де?
Як довго? (тривалість проєкту)
Ретельно пропрацьований концепт проєкту виступає в якості основи для комунікації між керівниками проєкту, членами команди, інвесторами. Він не тільки розширює розуміння виконавців про проєкт, але й доволі часто використовується для пошуку партнерів для консорціуму та оптимізації спілкування. Інколи донор вимагає надання концепту для попереднього відбору проектів, для яких надалі необхідно буде надати повну пропозицію.
Процес створення концепту має певні аспекти, які варто розібрати, досліджуючи роль кожного компонента в передачі важливої інформації про проєкт. Від визначення обсягу та методології проєкту до окреслення часових рамок, бюджету та потенційних ризиків – це ті основні елементи, від яких залежатиме формування бачення та стратегії проєкту різними аудиторіями, а також довіра між партнерами та успішне виконання проєкту.
Влучна назва проєкту
Чіткість та лаконічність назви проєкту є надзвичайно важливими, оскільки заголовок задає тон концепту та забезпечує негайне розуміння мети та обсягу проєкту.
Існують кілька порад щодо створення чудової назви проєкту.
Будьте конкретними та описовими: вибирайте слова, які чітко передають фокус і цілі проекту.
Приклад : «Заохочення творчого підприємництва через мистецтво переробки»Додайте ключові елементи: додайте аспекти основних елементів проекту, таких як головна мета, цільова аудиторія або конкретні результати.
Приклад : «Системи раннього попередження та реагування на основі різноманітних ризиків через геологічні та погодні умови, що підтримують швидке розгортання служб першого реагування в ЄС та за його межами»Використовуйте дієслова дії: використовуйте дієслова сильної дії, щоб передати відчуття руху та мети.
Приклад : «Стійкість до стихійних лих для екстремальних кліматичних подій, що забезпечує сумісні дані, моделі, комунікацію та управління»Враховуйте довжину: зберігайте назву стислою, але переконайтеся, що вона містить у собі суть проекту.
Приклад : «Sluhai.org: Соціально-культурна інтеграція незрячих людей в Україні»Уникайте жаргону : переконайтеся, що назва доступна для широкої аудиторії, уникаючи технічного жаргону чи абревіатур.
Приклад : «InnovateEd: трансформація освіти за допомогою цифрових технологій»Виділіть унікальні аспекти: якщо є відмінна риса або інноваційний підхід, додайте це в назву.
Приклад : «Покращення доступу до ринку для художників з обмеженими можливостями»Отримайте відгук: шукайте коментарів від членів команди або зацікавлених сторін, щоб переконатися, що назва резонує з різними точками зору.
Важливо пам’ятати, що добре складена назва проекту має діяти як знімок, забезпечуючи швидкий і точний попередній перегляд мети та цілей проекту. Це перше враження, яке спонукає читача заглибитися в короткий опис проекту, щоб дізнатися більше.
Проблема, на вирішення якої спрямований проєкт
Під час написання концепту важливо коротко і чітко описати проблему, яку проєкт має на меті вирішити. Для цього потрібно виконати кілька важливих кроків.
- Крок 1. Визначити обсяг проєкту. Необхідно визначити об’єкт (область, систему) або процес, які потребують вдосконалення, що допоможе визначити масштаб проєкту.
- Крок 2. Проаналізувати поточний стан. Виявлення прогалин або визначення певних потреб має вирішальне значення.
- Крок 3. Визначити «больові точки». Чітке розуміння проблеми залежить від сформованого бачення вузьких місць, або визначення того, що працює, а що – ні, спричиняючи проблеми.
- Крок 4. Визначити вплив. Проблема може впливати на організації, групи населення або окремих осіб, іншими словами, зацікавлені сторони. Розуміння та формулювання наслідків проблеми сприятиме визначенню правильних цілей для проєкту.
Виконання цих кроків допоможе обґрунтувати та стисло описати проблематику.
Цілі та завдання проєкту
Короткий огляд цілей та завдань проєкту допомагає читачу зрозуміти мету проєкту та його обсяг. Тому, встановлення цілей проєкту має бути наступним кроком після визначення проблеми, а саме, бути підсумком розглянутої проблеми, щоб спрямувати бачення у напрямку її вирішення, окресливши конкретні цілі, ключові дії та очікувані результати проєкту.
Одним з головних критеріїв формулювання цілей та завдань має стати SMART-підхід, згідно з яким вони повинні бути конкретні, вимірні, досяжні, релевантні та обмежені в часі.
За можливості, варто розставити цілі за пріоритетністю, виходячи з їх важливості та актуальності для проєкту, а також виділити ті, які мають вирішальне значення для успіху проєкту.
Для полегшення читання та розуміння варто використовувати стислу та чітку мову, щоб уникнути плутанини. Використовуйте також нумерацію для переліку цілей та завдань проєкту.
Важливо зробити акцент на інноваційності ідеї проєкту. Для цього оцінюються та підкреслюються переваги пропонованого рішення перед існуючими.
Планування проєкту
Завдання цього етапу написання концепту полягає в тому, щоб описати, яким чином цілі будуть досягнуті, а саме, дизайн проєкту (методологію), дії, графік і основні ресурси.
Дизайн проєкту включає підхід, який буде використано для досягнення поставлених цілей. Це можуть бути конкретні методики чи стратегії. Також варто переконатись, що проєкт буде успішним та не завдасть нікому шкоди (доцільність, прийнятність та етичність), а саме, що використані методи здійсненні, відповідні та етичні.
Завдання, які були визначені на попередньому етапі, варто розбити на менші завдання та дії, щоб мати можливість побудувати графік робіт, відстежувати прогрес та досягнення поставлених цілей, а також переконати читача в тому, що обраний шлях гарантовано веде до успішного вирішення означеної проблеми.
Розробка часового графіка допоможе узгодити виконання завдань та забезпечити дотримання встановлених термінів.
Для ефективної реалізації проєкту вкрай важливо мати чітке розуміння основних необхідних ресурсів. Тому, має бути передбачений розподіл бюджету, включаючи витрати на персонал, обладнання та ін. Варто узгодити ці витрати з вимогами донора щодо бюджету, які прописані в умовах конкурсу, на який планується подати пропозицію.
Визначте, як буде вимірюватись прогрес у виконанні завдань та досягненні цілей та вже на етапі написання концепту окресліть ключові показники ефективності (КРІ), за якими буде оцінюватись успіх проєкту.
Потенційні ризики
Вже на етапі написання концепту важливо знати про потенційні ризики та проблеми, які можуть вплинути на успіх проєкту. Це можуть бути питання обмеження ресурсів, порушення зв’язку або інші технічні проблеми, зміни в масштабі проєкту або зовнішні фактори, такі як політична нестабільність тощо. Виявлення цих ризиків на ранній стадії може допомогти розробити стратегії їх пом’якшення. Тому важливо відповісти на запитання: що може завадити реалізації проєкту?
Розрізняють зовнішні ризики (наприклад, фінансові обмеження, аспекти співпраці з партнерами, юридичні ризики тощо) та внутрішні (наприклад, організаційна спроможність, кваліфікація персоналу тощо). Важливо провести ретельну оцінку всіх потенційних ризиків і розробити стратегії для вирішення кожної потенційної проблеми. Діючи на випередження, можна збільшити ймовірність успіху проєкту та переконати, що проєкт буде завершено вчасно у межах бюджету та з бажаними результатами.